Guida dell'assistente dalla A alla Z. Agenda, archivio, documentazione, organizzazione, riunioni, viaggi

Indice:

Gabrielle Rolland, Prefazione
Premessa
Introduzione - Il lavoro di segreteria oggi: nuove mansioni, nuove competenze
("Oltre ai classici compiti di segretaria..."; Come spiegare questa trasformazione della funzione?; Anni '90: emerge una nuova professione; Il ritratto della segretaria del 2000)
L'accoglienza
(Test: Fate buona impressione? 1. Savoir faire (competenza); Savoir vivre (buona educazione); Testimonianza: Resoconto di visite...; Sta a voi muovere!)
Gli archivi
(Test: Siete una professionista dell'archiviazione? L'archivio cartaceo; I rischi dell'archivio elettronico; Testimonianza: Intervista a Steffen Deutschbein, responsabile degli archivi Total; Sta a voi muovere!)
La classificazione
(Test: Giocate e calcolate i punti!; Definite gli obiettivi da raggiungere con gli utenti; Individuate le lacune della vostra classificazione e fate; Una diagnosi, preludio a qualsiasi azione; Preparatevi il lavoro studiando un piano d'attacco; Portate a termine la riorganizzazione; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
I resoconti
(Test: I vostri resoconti di riunione: punti forti e punti deboli; Prendere appunti; Strutturate rapidamente i vostri appunti; Fate una primo abbozzo; Limate; Presentare e diffondere i resoconti: gli apporti dell'informatica; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
La posta
(Test: Come sbrigate la corrispondenza?; Sbrigare la posta in arrivo; Sbrigare la posta in partenza; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
La documentazione
(Test: Sapete documentarvi?; Fare l'inventario di ciò che si ha a disposizione; Individuare le esigenze degli utenti; Leggere per gli altri; La diffusione delle informazioni; Classificare le informazioni; Le fonti d'informazione; Le banche dati; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
L'équipe
(Test: Bilancio di funzionamento della vostra équipe; Come funzionano le équipe di lavoro; Il lavoro di segreteria in équipe; Lavorare in altro modo coi quadri: il rapporto cliente-fornitore; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
La formazione
(Test: Come gestite la vostra formazione?; Sfruttate le possibilità di formazione; Scegliete il tipo di di formazione appropriata; Non andatevene a mani vuote; Non classificate la vostra formazione come un dossier senza seguito; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
L'organizzazione
(Test: Siete capaci di gestire il vostro tempo e il vostro spazio?; Controllare l'impiego del tempo: l'agenda; Programmare e seguire le operazioni: lo scadenzario; Stabilire le priorità con l'ausilio di un piano di lavoro giornaliero; Migliorate il vostro modo di comunicare con la scheda di collegamento; Organizzate le vostre attività con la "bibbia" delle procedure; Imparate a perdere tempo per guadagnarne; Organizzate il vostro spazio di lavoro; Applicate alcune semplici regole di ergonomia; Testimonianza: Ottimizzare il proprio tempo; Sta a voi muovere!)
Le riunioni
(Test: Siete un'organizzatrice nata?; Prima di agire riflettete; Seguite alla lettera la vostra lista di controllo; Garantite il buon svolgimento della giornata; Garantite il seguito; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
Il telefono
(Test: Siete un'autentica professionista del telefono?; I dieci difetti del telefono e come porvi rimedio; Testimonianza; Sta a voi muovere!)
I viaggi
(Test: Siete sulla buona strada?; Per prima cosa bisogna informarsi; Presentate un progetto; Preparate l'intendenza; Raccogliete tutto per il giorno X; Occupatevi dei suoi affari in sua assenza; Garantite al vostro capo un ritorno agevole; Testimonianza; Sta a voi muovere!
La parola finale
Bibliografia